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    746755290/202006-00052
  • 信息分类:

    部门公开制度/政务公开
  • 发布机构:

    市水利局
  • 文号:

  • 发布日期:

    2020-06-17 08:22:51
  • 成文日期:

  • 生效时间:

  • 废止时间:

  • 关键词:

    档案  
  • 内容概述:

  • 浏览次数:

    177
  • 信息来源:

    市水利局

马鞍山市水利局档案管理制度

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为加强全市水利工作档案管理,根据档案管理有关法律、法规,结合本局实际,制定本制度。

一、档案的种类

(一)文书档案

文书档案包括纸质和电子两种,由局办公室(财务审计科)文件管理人员在相关工作完毕后及时整理立卷,并编制档案保管清册,于次年3月底前移交局档案室。

1、在各项工作中形成的文件材料及底稿。

2、上级机关的发文或领导对本中心的重要批示、批文、批转和意见。

3、平行部门来文的请示、函等文件。

4、年度计划、工作总结等资料。

(二)财务档案

财务档案由局办公室(财务审计科)财务人员负责整理立卷,并编制会计档案保管清册,按照财务规定时间移交局档案室。

1、会计凭证包括原始凭证,记帐凭证等。

 2、会计帐簿包括现金银行存款日记账,明细账,总账,固定资产卡片,辅助账簿及外事的会计账簿等。

 3、财务报表和会计移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,银行对账单及其他应当保存的会计专业资料等。

(三)工程档案

工程档案由相应业务部门负责整理立卷,并编制档案保管清册,按照规定时间移交局档案室。

1、在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的文件材料及底稿、图表、声像等相关的资料。

2、水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容,应提前或与工程竣工验收同步进行。

3、工程建管机构应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检,确认档案的内容与质量已达要求后,应向主管部门报送档案自检报告,并提出档案专项验收申请。

4、水利工程档案验收应有工程建管机构主管档案负责人和主管部门档案管理人员作为验收委员参加。

5、档案验收的主持单位在收到申请后,对具备验收条件的项目,应进行验收。凡档案内容与质量达不到要求的工程,不得通过档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程的竣工验收。

二、归档要求

1、归档文件、材料必须反映各项工作的原始真实性,内容完整、准确。

2、归档文件、材料必须是原件(含原始材料复印件,采用复印材料应在案卷备考表中说明),一般一式一份,重要的、利用频繁的和特殊要求的文件材料可以增加份数。

3、归档文件、材料必须禁止用园珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、彩色笔等不耐久的字迹书写。

4、归档文件、材料必须按归档要求进行规范的整理装订、统一分类编码、标识保存期限。

5、文件材料不完整、不准确的,档案室不得接收。

三、档案的管理

1、档案室应建立档案保管制度、档案保密制度、档案借阅制度等。

2、档案管理必须坚持全宗管理的原则。在管理活动中形成的全部档案为一个全宗,同一个全宗的档案不得拆散,不同全宗的档案不得混在一起,并应建立全宗卷。

3、档案室应做到库房、办公室分开。库房内不得存放与档案无关的物品。

4、库房要安全适用,防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫鼠、防磁化等措施。

5、档案库房应建立检查和清点制度,定期做到账、物相符,库藏档案发生变化时应记录说明,对破损和变质的档案应及时修补、复制和做其他技术处理。

6、库房应保持卫生清洁。定期检查库房设备运转情况,及时排查隐患。

四、档案的鉴定

1、档案的鉴定工作实行分级负责,由各单位档案鉴定小组,负责对其文件材料价值和到期档案的鉴定工作。对已无保存价值的应进行审核,需继续保存的应重新划定保管期限。

2、保管期限已满且确无保存价值的档案应登记造册,经本单位负责人批准后进行销毁。销毁清册须永久保存。档案销毁必须实行两人以上监销。

五、档案的利用

1、调阅档案资料,需填写调阅档案登记表经局办公室主要负责同志同意后,方可调阅。

2、归档资料原则上一律不复制、不外借;如确因需要,必须办理复制、外借审批手续。

3、借出人对档案应妥善保管,不得转借,不得剪辑、涂改、污损、伪造。

六、附则

1、局机关各科室、直属事业单位(不含市河道管理处)的档案管理由各部门指定专人整理和归档,并于次年3月底前移交局档案室。

2、各工程项目建管机构的档案管理由各单位指定专人整理和归档,并按时间规定移交局档案室。工程档案的日常调阅和管理由有关工程建管机构的专职或兼职档案人员负责。

3、市河道管理处的档案管理、归档工作由其指定专人负责。

4、本制度自印发之日起执行。